Um bate papo


O foco da entrevista gira em torno da Intranet, entendida popularmente como "versão privada da Internet".


A Intranet é uma rede de computadores semelhante à Internet, porém de uso exclusivo de uma organização, ou seja, somente os computadores da empresa podem acessá-la!

 


1.  Quais ferramentas virtuais uma empresa pode utilizar para fazer a sua comunicação interna?


- Uma ferramenta-base é o chamado correio eletrônico, ou seja, a comunicação informal.

- Atualmente, a Intranet é muito usada para publicar websites com informações corporativas.

- Áreas típicas no uso na Intranet são:

 

1 – Direção Geral

  • Comunicação on-line
  • Calendário de eventos corporativos
  • Gestão de projetos
  • Publicação de indicadores de resultados
     

2 – Marketing

  • Divulgação de campanhas, promoções da empresa e premiações
     

3 - Engenharia

  • Abertura de um sistema de sugestões de melhoria técnica
     

4 - Recursos Humanos

  • Diretório de vagas para aproveitamento interno
     

5 - Financeiro

  • Disponibilização de um sistema para as áreas informarem as despesas e prestarem contas de viagens a serviço

     

2. Quais as vantagens no uso de ferramentas tecnológicas para a comunicação de uma empresa?


O uso da Intranet oferece três soluções:
 

1 – As empresas buscam mecanismos abertos e econômicos para a difusão de informações dentro da sua organização.

2 – As áreas querem trocar informações com as demais áreas; p.ex, entre Marketing, Comercial e Informática.

3 – Os colaboradores dentro de uma área querem informações relevantes e rápidas, principalmente aqueles com espírito empreendedor


3. Como estimular os funcionários de uma empresa a acessarem esses conteúdos virtuais?


- Treinar os usuários para o uso racional de informações compartilhadas.
- Abrir um canal de comentários, críticas e idéias
- Assegurar feedback para colaboração e contribuições construtivas


4. Quais ganhos pode ter uma empresa que trabalha dessa forma com seus funcionários? Aumenta a produção? Integração?


- A Intranet permite a redução do tempo médio para atendimento ao cliente.
Sem a Intranet: alimentação à mão em formulários pré-impressos, coleta e tabulação em uma planilha Excel e envio para os gestores.
Com a Intranet, todo esse processo é feito on-line. Os gestores podem ver, em tempo real, quantos telefonemas abriram chamados, quantos foram atendidos, quais ações foram tomadas e quais estão pendentes e demandam sua ação.

 

-  A Intranet cria uma atmosfera de participação e envolvimento; p.ex., os colaboradores são muito curiosos sobre a tecnologia e passam a sugerir novas configurações ou aplicações.

 

- A Intranet reduz o gasto de papel na publicação de políticas, manuais e  procedimentos.


- A Intranet agiliza a implantação de inovações e mudanças e promove a integração dos colaboradores


- A Intranet é a partilha para a Gestão de Conhecimento rumo à "Organização inteligente", aquela empresa em constante aprendizado..


Acima de tudo, a Intranet é uma poderosa ferramenta de comunicação que influencia positivamente a relação empresa / colaborador e vice versa – um verdadeiro ganha/ganha.

 


5. O senhor conhece alguma pesquisa que trate do assunto? Se sim, por favor me indique.


Não conheço uma pesquisa específica, apenas sei, por experiência própria, que a Intranet contribui, de forma decisiva, para a geração de soluções que, por sua vez, dependem em 80% das pessoas, principalmente daquelas que querem e podem explorar mais do que a média de 20% do seu potencial produtivo.

 


6. Se quiser comentar mais alguma coisa sobre o tema, fique à vontade.


Fatores de Sucesso

  • Definição dos objetivos, o público-alvo, os gestores responsáveis por cada área, o processo de divulgação
  • Aceitação da Intranet pelos colaboradores como uma ferramenta no dia-a-dia, para “fazer mais, melhor, em menos tempo, por menos”.
  • Rapidez no tempo de resposta
  • “Não” ao excesso de informação
  • Design atrativo e claro, navegação fácil e informação atualizada
     

Werner Kugelmeier


 

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