Um bate papo
O foco da entrevista gira em torno da Intranet, entendida popularmente como "versão privada da Internet".
A Intranet é uma rede de computadores semelhante à Internet, porém de uso exclusivo de uma organização, ou seja, somente os computadores da empresa podem acessá-la!
1. Quais ferramentas virtuais uma empresa pode utilizar para fazer a sua comunicação interna?
- Uma ferramenta-base é o chamado correio eletrônico, ou seja, a comunicação informal.
- Atualmente, a Intranet é muito usada para publicar websites com informações corporativas.
- Áreas típicas no uso na Intranet são:
1 – Direção Geral
- Comunicação on-line
- Calendário de eventos corporativos
- Gestão de projetos
- Publicação de indicadores de resultados
2 – Marketing
- Divulgação de campanhas, promoções da empresa e premiações
3 - Engenharia
- Abertura de um sistema de sugestões de melhoria técnica
4 - Recursos Humanos
- Diretório de vagas para aproveitamento interno
5 - Financeiro
- Disponibilização de um sistema para as áreas informarem as despesas e prestarem contas de viagens a serviço
2. Quais as vantagens no uso de ferramentas tecnológicas para a comunicação de uma empresa?
O uso da Intranet oferece três soluções:
1 – As empresas buscam mecanismos abertos e econômicos para a difusão de informações dentro da sua organização.
2 – As áreas querem trocar informações com as demais áreas; p.ex, entre Marketing, Comercial e Informática.
3 – Os colaboradores dentro de uma área querem informações relevantes e rápidas, principalmente aqueles com espírito empreendedor
3. Como estimular os funcionários de uma empresa a acessarem esses conteúdos virtuais?
- Treinar os usuários para o uso racional de informações compartilhadas.
- Abrir um canal de comentários, críticas e idéias
- Assegurar feedback para colaboração e contribuições construtivas
4. Quais ganhos pode ter uma empresa que trabalha dessa forma com seus funcionários? Aumenta a produção? Integração?
- A Intranet permite a redução do tempo médio para atendimento ao cliente.
Sem a Intranet: alimentação à mão em formulários pré-impressos, coleta e tabulação em uma planilha Excel e envio para os gestores.
Com a Intranet, todo esse processo é feito on-line. Os gestores podem ver, em tempo real, quantos telefonemas abriram chamados, quantos foram atendidos, quais ações foram tomadas e quais estão pendentes e demandam sua ação.
- A Intranet cria uma atmosfera de participação e envolvimento; p.ex., os colaboradores são muito curiosos sobre a tecnologia e passam a sugerir novas configurações ou aplicações.
- A Intranet reduz o gasto de papel na publicação de políticas, manuais e procedimentos.
- A Intranet agiliza a implantação de inovações e mudanças e promove a integração dos colaboradores
- A Intranet é a partilha para a Gestão de Conhecimento rumo à "Organização inteligente", aquela empresa em constante aprendizado..
Acima de tudo, a Intranet é uma poderosa ferramenta de comunicação que influencia positivamente a relação empresa / colaborador e vice versa – um verdadeiro ganha/ganha.
5. O senhor conhece alguma pesquisa que trate do assunto? Se sim, por favor me indique.
Não conheço uma pesquisa específica, apenas sei, por experiência própria, que a Intranet contribui, de forma decisiva, para a geração de soluções que, por sua vez, dependem em 80% das pessoas, principalmente daquelas que querem e podem explorar mais do que a média de 20% do seu potencial produtivo.
6. Se quiser comentar mais alguma coisa sobre o tema, fique à vontade.
Fatores de Sucesso
- Definição dos objetivos, o público-alvo, os gestores responsáveis por cada área, o processo de divulgação
- Aceitação da Intranet pelos colaboradores como uma ferramenta no dia-a-dia, para “fazer mais, melhor, em menos tempo, por menos”.
- Rapidez no tempo de resposta
- “Não” ao excesso de informação
- Design atrativo e claro, navegação fácil e informação atualizada
Werner Kugelmeier
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