Assim como o dinheiro, o tempo é escasso, portanto valioso; é preciso gerenciá-lo corretamente.

 

Na organização “tempo é dinheiro”: o profissional deve impor uma disciplina que ajude a desenvolver suas tarefas e compromissos com pontualidade - sem desvio de atenção com banalidades.

 

Quem sabe identificar o que é prioritário e imprescindível à realização das suas tarefas, leva vantagem.

 

O aumento da eficiência na gestão do tempo está diretamente ligado ao hábito de programar antecipadamente as atividades do próximo dia. Para isso, basta adotar a disciplina de traçar horários para 80% das atividades que deverão ser realizadas ao longo do dia, deixando 20% do tempo livre e destinado aos imprevistos e eventualidades.

 

Dentro do que está previsto para ocorrer no exercício da atividade de um profissional, é importante que ele saiba distinguir os assuntos urgentes daqueles considerados importantes, priorizando sempre o urgente. Tudo o que é urgente causa impacto imediato sobre o resultado daquilo que o profissional está realizando, diferente do que é importante e poderá ser resolvido depois. Em geral, os assuntos importantes podem ser resolvidos no dia seguinte.

 

Uma das principais mudanças de conceitos errôneos que ajudam a disciplinar o profissional para a melhora na gestão do tempo é abandonar a idéia de que o tempo é algo “elástico”, que pode expandir a partir das nossas preocupações. Se o indivíduo se conscientizar de que as tarefas precisam ser distribuídas durante as 24 horas, em sete dias por semana, tendo noção clara do que representa cada intervalo, começará a se dar conta do valor das horas e minutos, passando a gerenciar o tempo sem desperdícios.

 

Dentro da rotina da Gestão Empresarial é preciso saber dizer não quando a tarefa pode ser realizada por outra pessoa. Não ser centralizador, contribuiu para a evolução do colega de equipe, uma vez que você o incentiva a solucionar o problema, ao mesmo tempo em que se evita perder minutos preciosos. O gestor que sempre traz para si a resolução de assuntos simples não sabe delegar tarefas e não educa os membros de sua equipe, que só devem procurá-lo em uma estância.

 

Uma dica: saiba falar “não” no momento certo. Se o profissional estiver resolvendo um assunto urgente ele precisa saber dizer não para as abordagens de colegas e telefones que irão atrapalhar naquele momento do expediente. Agende com a pessoa para mais tarde ou para o dia seguinte dentro daqueles 20% do tempo destinados aos imprevistos.

 

Reunitis

 

A disseminação das reuniões em diversos níveis corporativos ocupa uma parcela significativa do tempo, e precisam ser gerenciadas de maneira a surtir os resultados esperados. Pare com as reuniões comodistas nas quais os membros são convocados apenas para cumprir uma programação agendada, porém sem um tema ou uma justificativa para a sua realização. Para que uma reunião se torne produtiva, é preciso seguir regras rígidas que incluem ter uma pauta e exigir a pontualidade dos participantes. Ao final da reunião, registrar as propostas e soluções em ata e não deixar assuntos inacabados para o próximo encontro facilita a geração de resultado.

 

Embora o telefone contribua para o desempenho no ambiente de trabalho, precisa ser utilizado apenas como ferramenta de trabalho, no momento em que o profissional precise falar com alguém para obter informações que irão contribuir, de forma concreta, com uma atividade em andamento. Não interrompa o trabalho de alguém com um telefonema que traz uma mensagem que não irá ajudá-lo a tomar alguma decisão sobre aquilo que está desenvolvendo. A mesma postura deverá ser adotada pelo profissional. O celular dever ser ligado apenas no almoço e após o expediente, por que celular 24 horas ligado, em muitos casos, gera anti-produtividade. Apesar de ser criado para facilitar a comunicação, quatro em cada cinco profissionais têm sua produtividade afetada pelo uso indiscriminado do aparelho. A tecnologia é ótima, mas o que estraga é a falta de disciplina.

 

O uso da internet também precisa ser ponderado e livre de curiosidade a respeito de assuntos alheios as tarefas do dia a dia. Se durante a navegação, surgirem assuntos que despertam a atenção para outros interessantes é preciso resistir e ficar focado no trabalho. A mesma postura deverá ser adotada para os e-mails, cujo conteúdo precisa ser objetivo, contribuindo para a tomada de decisões do profissional; por isso, deve-se evitar passar o endereço do e-mail profissional para amigos e colegas. Todo e-mail gera uma reação do outro lado e precisa ser formulado com objetividade.

 

O tempo usado de forma correta é o melhor aliado da eficiência e produtividade, mas é preciso reservar, diariamente, 30 minutos para uma reflexão ao final do expediente, se possível com meditação e ioga. Durante esse período de reflexão, reveja o que foi feito durante o dia e durante a meditação avalie seu desempenho. Assim ficará mais fácil programar a agenda do dia seguinte.

 

Como um atleta que treina exaustivamente para melhorar seu desempenho no mesmo intervalo de tempo, o profissional também precisa adotar essa disciplina, aumentando gradativamente sua produtividade durante o expediente.
 

Werner Kugelmeier

 


 

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